كيفية استخدام ميزة دمج المراسلات في الوورد
في الدرس السادس تم توضيح طريقة إدراج الرسوم البيانية والتخطيطات. وفي هذا الشرح سوف يتم شرح كيفية استخدام ميزة دمج المراسلات. ميزة دمج المراسلات (Mail Merge) في Microsoft Word تساعدك على إعداد رسائل أو مستندات مخصصة لمجموعة كبيرة من المستلمين دفعة واحدة، مع تخصيص كل مستند وفقًا لبيانات خاصة مثل الاسم والعنوان. هذه الميزة شائعة في إرسال الرسائل البريدية، خطابات العملاء، والنشرات البريدية، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد ويضمن تقديم محتوى شخصي لكل مستلم. في هذا الدرس، سنتعلم كيفية إعداد دمج المراسلات خطوة بخطوة.
خطوات إعداد دمج المراسلات
لإعداد مستند دمج المراسلات، اتبع الخطوات
التالية:
اختيار نوع المستند: افتح Word واختر "مراسلات" من شريط الأدوات. افتح Word واختر "مراسلات" من شريط الأدوات. اضغط على "بدء دمج المراسلات"، ثم اختر نوع المستند الذي ترغب في إنشائه، سواء كان رسالة، بريد إلكتروني، أو مظروفًا. على سبيل المثال، إذا كنت تنشئ رسالة بريدية، اختر "خطاب".
اختيار قائمة المستلمين
بعد اختيار نوع المستند، ستحتاج إلى تحديد قائمة المستلمين. اختر "تحديد المستلمين" من شريط الأدوات، واختر من بين الخيارات المتاحة: استخدام قائمة موجودة: يمكنك اختيار ملف Excel أو قاعدة بيانات تحتوي على أسماء وعناوين المستلمين. كتابة قائمة جديدة: يمكنك إنشاء قائمة جديدة وإضافة المستلمين يدويًا.
إدراج الحقول القابلة للتخصيص
بعد تحديد المستلمين، يمكنك تخصيص الرسالة باستخدام الحقول التي ستعرض معلومات مختلفة لكل مستلم. استخدم "إدراج حقل دمج" لإضافة حقول مثل "الاسم" و"العنوان" و"التاريخ". اكتب النص المطلوب وأدرج الحقول في الأماكن المناسبة.
معاينة الرسائل
بعد تخصيص الرسالة، اختر "معاينة النتائج" من شريط الأدوات، وتأكد من ظهور البيانات بشكل صحيح لكل مستلم. يمكنك الانتقال بين المستلمين عبر الأسهم للتأكد من دقة المعلومات.
إنهاء ودمج الرسائل
بعد التحقق من البيانات، اضغط على "إنهاء ودمج" واختر إما "طباعة المستندات" لطباعة الرسائل المخصصة، أو "إرسال رسائل بريد إلكتروني" إذا كنت ترسل النشرات عبر البريد الإلكتروني.
خاتمة
يعد دمج المراسلات ميزة ممتازة لتوفير الوقت وإضفاء طابع شخصي على المستندات المرسلة لعدد كبير من الأشخاص. باستخدام الخطوات السابقة، يمكنك إعداد رسائل مخصصة وطباعتها أو إرسالها بسهولة. في الدرس الثامن تم شرح طريقة استخدام القوالب في الوورد.